Avec le vote de la loi de finance rectificative pour 2022, la réforme de la facturation électronique est lancée. Entre juillet 2024 et fin 2025, l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA (c’est-à-dire la quasi-totalité des entreprises) devront progressivement être en mesure d’émettre et réceptionner leurs factures en format électronique (en format Factur-X, UBL ou CII) dans leurs échanges avec d’autres assujetties à la TVA.

Qu’est-ce qu’une facture électronique, qu’est-ce que le format Factur-X, comment mettre votre entreprise en conformité avec la loi et quel logiciel de facturation choisir ? Réponse dans cet article ⤵️.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture est un document qui certifie la vente ou l’achat d’un bien ou d’une prestation de service. Une facture peut-être émise soit en format papier, soit en format dématérialisé.

En plus d’imposer progressivement la facture électronique, la nouvelle réglementation lui donne une signification bien précise. En effet, pour être considérée comme « électronique », la facture devra respecter plusieurs critères.

Critère 1 : La facture devra être transmise au tiers par l’intermédiaire de Chorus Pro

La facture ne pourra plus être envoyée directement à son client ou reçue directement de son fournisseur. En effet, la facture devra transiter par Chorus Pro, le Portail Public de Facturation (PPF). Concrètement il s’agit d’un site centralisateur géré par l’administration. Pour ce faire il y aura deux possibilités :

  • Soit vous générerez ou déposez votre facture directement sur le site qui sera ensuite transmise à votre client ;
  • Soit votre outil de facturation s’en chargera s’il a obtenu l’immatriculation qui lui permet de prévaloir son statut de « Plateforme de Dématérialisation Privée« . La liste des PDP sera connue au S2-2023).

Critère 2 : La facture devra indiquer plusieurs mentions obligatoires

En plus des mentions déjà imposées, la facture électronique telle que définie par la réforme, devra comporter quatre nouvelles mentions obligatoires :

  • Le numéro SIREN de votre client (ou son numéro intracommunautaire) ;
  • La catégorie de l’opération (livraison de biens ou prestation de service) ;
  • L’adresse de livraison ;
  • L’option prise pour le paiement de la TVA d’après les débits le cas échéant ;

Critère 3 : La facture devra avoir un format standardisé

Les formats acceptés par l’administration seront les formats UBL, CII et Factur-X. Ces formats encodent les données de la facture avec une représentation structurée, normée et hiérarchisée.

Le format Factur-X a le gros avantage d’associer un document PDF (lisible par les hommes) à un document XML (lisible par les machines). C’est pourquoi le format Factur-X a tendance à se démocratiser au sein des éditeurs de logiciels de facturation. C’est ce que nous voyons juste après ⤵️.

🚨 Les factures dématérialisées telles que les factures en format papier puis scannées ou les Excel convertis en PDF ne seront pas considérées comme des factures électroniques. Ainsi, elles ne seront pas considérées comme conformes à la réglementation et ne vous permettront pas de respecter vos obligations légales.

Qu’est-ce que le format Factur-X ?

Factur-X est l’un des trois formats standardisés qui permettent à une facture d’être considérée comme « électronique » au regard de la nouvelle réforme de la facturation et de la norme sémantique européenne EN1693. Rappelons que seuls les formats Factur-X, UBL et CII permettent à une facture de lui conférer le statut d' »électronique ». Ce statut est indispensable pour être en règle avec la nouvelle réglementation. En effet, seuls ces formats encodent les données de la facture avec une représentation structurée, normée et hiérarchisée aux yeux de l’administration.

Contrairement aux formats UBL et CII, Factur-X est un format dit « mixte » ou « hybride ». Le format est dit mixte car il se compose à la fois d’un fichier PDF et de données attachées en XML pour automatiser les traitements. C’est précisément pour cette raison que le format Factur-X se déploie plus rapidement qu’UBL et CII qui ne proposent pas de « lecteurs ».

Comment vous mettre en conformité avec la réforme ?

Pour que vos factures électroniques soient en conformité avec la nouvelle réglementation, il vous faudra donc :

  • Être en mesure d’envoyer et recevoir vos factures B2B via le Portail de Facturation Public Chorus Pro (les factures B2C ne sont pas concernées) ;
  • D’indiquer l’ensemble des informations obligatoires sur la facture (de nouvelles mentions deviennent obligatoires telles que le numéro de SIREN du client, son numéro de TVA intracommunautaire, son régime de TVA et la catégorie de l’opération) ;
  • D’émettre vos factures en format standardisé (Factur-X, UBL ou CII).

Vous faudra-t-il impérativement un logiciel de facturation ?

La réforme de la facturation électronique n’impose pas l’utilisation d’un logiciel de facturation. Néanmoins, un outil de facturation deviendra indispensable pour certaines entreprises quand d’autres pourront toujours s’en passer.

Voici deux exemples de situations ou la réforme aura peu d’impact sur les procédures de votre entreprise :

  • Si vous n’avez pas de clients B2B. Pour rappel, la facture électronique n’est obligatoire que pour les factures entre assujettis à la TVA. Cependant, n’oubliez pas d’aller récupérer vos factures fournisseurs provenant de professionnels sur Chorus Pro. Par exemple celles de votre opérateur d’énergie et ou téléphonique.
  • Si vous avez peu de clients B2B. Vous pourrez émettre vos quelques factures directement depuis Chorus Pro. Nul besoin là aussi d’investir du temps et ou de l’argent dans un outil de facturation.

Ceci étant dit, n’oubliez pas qu’un bon outil de facturation vous fera gagner un temps précieux. Ainsi, s’il n’est pas obligatoire et utile dans le cadre de la nouvelle loi, le logiciel de facturation présente de nombreux avantages. Il vous facilite la vie et diminue le volume des tâches chronophages que vous effectuez.

En revanche, et même s’il ne vous sera jamais imposé de passer par un logiciel, il y a des situations ou vous n’aurez quasiment plus le choix que d’utiliser un logiciel de facturation. C’est le cas si vous avez une quantité significative de clients B2B. En effet déposer des factures sur Chorus Pro vous prendra du temps et il vous faudra jongler entre votre outil de facturation (quel qu’il soit) et le portail public. Dans ce cas, centraliser l’ensemble des opérations sur un même outil devient utile pour vous faire gagner du temps.

Quel logiciel de facturation choisir ?

Pour bien choisir votre logiciel de facturation, il vous faut procéder par étapes :

  • Comprenez l’organisation comptable de votre entreprise afin d’identifier précisément votre besoin et de choisir l’outil adapté ;
  • Prenez un outil qui s’adresse spécifiquement à votre profil d’entreprise (en termes de taille et de secteur) car l’éditeur aura développé des fonctionnalités qui vous seront particulièrement utiles.
  • Testez le logiciel afin de vous assurer qu’il vous convient.

N’oubliez pas que le prix ne doit pas être un critère dominant. En effet, un bon outil de facturation vous fera gagner un temps précieux et vous vous y retrouvez financièrement. N’oubliez pas qu’un bon outil de facturation fait gagner un temps précieux à votre expert-comptable qui sera en mesure de diminuer le montant de ses frais (ce qui compensera largement le cout annuel de votre logiciel).

Si vous cherchez un outil de facturation, n’hésitez pas à consulter notre article dédié : Meilleur logiciel de facturation & compta : comparatif 2023 !

Retour sur le calendrier de la réforme

Dès 1er janvier 2024, l’ensemble des entreprises, devront être capables de recevoir des factures électroniques provenant d’autres entreprises. Concrètement, il s’agira pour votre entreprise d’ouvrir un compte Chorus Pro pour venir les récupérer (a minima, votre facture EDF ou Orange par exemple).

Concernant l’émission de factures destinées à d’autres entreprises, le calendrier est progressif. Ce calendrier dépend de la taille de votre entreprise.

Réforme de la facture électronique : calendrier
Réforme de la facture électronique : calendrier

En résumé, dès le 1er janvier 2026, l’ensemble des entreprises devront être en mesure d’émettre et recevoir des factures B2B électroniques. Rappelons que cette obligation est déjà en vigueur depuis 2020 pour les entreprises qui traitent avec des entités publiques.

Dans un récent communiqué, l’Administration annonce le report de l’entrée en vigueur du dispositif prévue le 1er juillet 2024 afin de « donner le temps nécessaire à la réussite de cette réforme structurante pour l’économie« . Par ailleurs l’Administration précise que la date du report sera définie dans le cadre des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024. Bien entendu, Finance-Héros vous tiendra informé du nouvel agenda lorsqu’il sera connu.

Questions fréquentes

Les auto-entrepreneurs (micro-entrepreneurs) sont-ils concernés par la réforme ?

L’ensemble des personnes assujetties à la TVA (qu’importe la forme juridique ou le régime d’imposition) sont concernées par la réforme de la facturation électronique.

Sera t-il toujours possible d’envoyer directement sa facture à son client B2B ?

Il ne sera plus possible d’envoyer directement sa facture B2B à son client. La facture devra transiter par Chorus Pro soit directement soit via son Partenaire de Dématerialisation Privée (PHP) immatriculé auprès de l’administration (les logiciels de facturation seront pour l’essentiel des PHP).

Quels sont les objectifs de la facturation électronique ?

À travers cette nouvelle réglementation, l’administration a un triple objectif. Le premier est de réduire la fraude à la TVA. Le second est de favoriser l’automatisation des processus des entreprises afin de leur faire faire des économies. Le dernier est d’avoir une meilleure visibilité sur l’activité des entreprises françaises afin de mieux anticiper les politiques à mener.

Qu’est-ce que coûte un logiciel de facturation ?

Tout dépend des fonctionnalités qui vous sont utiles. Certains logiciels sont gratuits mais ne proposent que les fonctionnalités essentielles d’émission et d’envoi de factures. D’autres peuvent coûter jusqu’à 600€ par an s’ils incluent des fonctionnalités avancées (telles que la signature électronique des devis par exemple).