À compter du 1er juillet 2024, l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA établies en France devront être en mesure de réceptionner les factures de fournisseurs B2B sous forme électronique. Puis, progressivement jusqu’au 1er janvier 2026, cette obligation s’étendra à l’émission des factures. Ainsi, la facture électronique se généralise. Pour autant, l’utilisation d’un logiciel de facturation devient-elle obligatoire ? Comment répondre aux nouvelles exigences légales en matière de facturation ? Réponse dans cet article ⤵️.
Utiliser un logiciel de facturation devient-il une obligation ?
Utiliser un logiciel de facturation n’est pas obligatoire, quel que soit le statut ou la taille de votre entreprise. En effet, la réforme prévoit la généralisation de la facture électronique dans les transactions entre entreprises. Si la facture électronique devient progressivement obligatoire, l’outil pour l’émettre n’est pas imposé.
Attention à une confusion fréquente : ne pas confondre logiciel de facturation et logiciel de caisse. En effet, l’administration a récemment imposé l'emploi d’un logiciel de caisse « certifié » lorsqu’une entreprise encaisse des paiements dans un système extra-comptable. L’éditeur du système de caisse doit alors fournir une attestation de conformité. Cette nouvelle réglementation, qui ne concerne que les logiciels de caisse, n’a pas de rapport avec la facturation électronique et l'emploi ou non d’un outil de facturation.
Rappelons qu’une facture électronique, telle que définie par la réforme, doit :
- Contenir un socle minimum d’informations. Notons que quatre nouvelles données obligatoires s’ajoutent aux informations obligatoires antérieures (le numéro SIREN du client, la catégorie des opérations réalisées, l’adresse de livraison et l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits le cas échéant) ;
- Être transmise à Chorus Pro (le Portail Public de Facturation) pour son traitement ;
- Être éditée dans un format standardisé (Factur-X, UBL ou CII).
Si votre entreprise émet ou reçoit régulièrement des factures B2B, il faudra vous mettre en règle avec la réforme de la manière qui vous arrange. En réalité, vous avez deux options.
Dans ce cas, libre à vous d’émettre vos factures conformément à la réglementation (avec les bonnes informations et au bon format) et de les déposer sur Chorus Pro, le Portail Public de Facturation (PPF). Par ailleurs, il faudra récupérer vos factures fournisseurs B2B sur ce même portail. Notons que Chorus Pro proposera un module élémentaire d’édition de factures pour vous faciliter la tâche de ceux qui n’ont pas de logiciels de facturation.
Option 2 : vous avez ou souhaitez un logiciel de facturation
Si vous utilisez un logiciel de facturation, assurez-vous tout d’abord qu’il a bien été immatriculé auprès de l’administration. L’immatriculation confère au logiciel le titre de « Plateforme de Dématérialisation Partenaire » (PDP) qui lui permet de dialoguer directement avec Chorus Pro. Ainsi, vous n’aurez rien de plus à faire car tout restera géré et centralisé sur votre logiciel.
➡️ La réforme de la facturation vient renforcer l’utilité des logiciels de facturation. En effet, un logiciel de facturation a vocation à vous faire gagner du temps dans l’émission, le suivi et la gestion de vos devis et factures. Avec l’apparition de la facture électronique, une nouvelle contrainte s’ajoute aux nombreuses déjà existantes. Se faire aider par un logiciel de facturation adapté a donc d’autant plus de sens avec la nouvelle loi.
Utiliser un logiciel de facturation devient-il indispensable ?
Si l'emploi d’un outil de facturation n’est pas imposée, elle devient quasiment inévitable dans de nombreux cas. Surtout si vous avez un nombre conséquent de transactions chaque année. Traiter les factures clients et fournisseurs est déjà une tâche fastidieuse. Ce travail deviendra d’autant plus chronophage qu’il faudra alors composer avec Chorus Pro (dépôt et réception de factures). Il vous faudra également mener une veille permanente pour vous mettre en règle avec la réglementation qui évolue constamment.
Utilisez dès maintenant un logiciel de facturation qui a obtenu l’immatriculation PDP ou qui est en bonne voie pour l’obtenir. Ainsi, vous éviterez de perdre du temps et de l’énergie à une tâche sans valeur ajoutée. Si votre budget est limité, notez que certains logiciels sont gratuits !
Quel logiciel de facturation choisir ?
Avec l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation, l’offre de logiciels de facturation est devenue pléthorique. Il y en a des dizaines sur le marché et la qualité est variable. Par ailleurs, certains de ces logiciels sont spécialisés et s’adressent d’abord à certaines catégories d’entreprises (et cela, ils se gardent bien de vous le dire). Bref, difficile de faire un choix.
Lorsque vous choisissez votre logiciel, quelques règles très simples sont à suivre :
- Contactez votre expert-comptable pour comprendre son organisation. Ayez conscience qu’un outil de facturation lui fait gagner un temps conséquent et qu’il sera donc en mesure de diminuer le montant de sa facture ;
- Identifiez les outils qui s’adressent spécifiquement au profil de votre entreprise (en termes de taille ou d’activité). Les mises à jour et évolutions prévues par l’éditeur du logiciel vous seront particulièrement utiles ;
- Valider que le socle de fonctionnalités que vous attendez est disponible et que l’ergonomie du logiciel vous plaît ;
- Testez abondamment le logiciel avant de vous lancer. La majorité des logiciels proposent une période de test gratuite bien utile.
- Ne vous focalisez pas sur le prix. Un bon outil de facturation justifie facilement un prix supérieur aux concurrents. Il vous fera gagner un temps non négligeable et vous vous y retrouverez très vite.
Pour vous aider à faire votre choix, Finance-Héros a rédigé un article dédié : meilleur logiciel de facturation & compta : comparatif 2023
Retour sur le calendrier de la réforme
À compter du 1er janvier 2024, l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA, qu’importe leur taille, devront être en capacité de recevoir des factures électroniques B2B. Concernant l’émission de factures B2B, le calendrier qui est progressif dépend de la taille de l’entreprise.
En définitive, à partir du 1er janvier 2026, l’ensemble des entreprises devront être en mesure d’émettre et recevoir des factures B2B électroniques. Notons que cette obligation d’émission est déjà en place pour les entreprises qui travaillent avec des entités publiques françaises.
En outre, l’administration française à plusieurs objectifs derrière cette réforme :
- Une diminution de la charge administrative des entreprises et une réduction de leurs coûts de gestion et de comptabilité ;
- La diminution de la fraude à la TVA grâce à la traçabilité des données permise par l’archivage, la conservation et la sécurisation des factures stockées en ligne ;
- Une connaissance en temps réel de l’activité de ses entreprises pour une meilleure visibilité des actions qu’elle doit mener.
Dans un récent communiqué, l’Administration annonce le report de l’entrée en vigueur du dispositif prévue le 1er juillet 2024 afin de « donner le temps nécessaire à la réussite de cette réforme structurante pour l’économie« . Par ailleurs l’Administration précise que la date du report sera définie dans le cadre des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024. Bien entendu, Finance-Héros vous tiendra informé du nouvel agenda lorsqu’il sera connu.
Conclusion
En résumé, l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire. En revanche, Finance-Héros vous recommande vivement d’en utiliser un. Il vous permettra d’économiser du temps et de l’énergie et de concentrer vos efforts sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Questions fréquentes
Pour être en règle avec la loi votre logiciel doit être immatriculé auprès de l’administration. La majorité des logiciels de facturation obtiendront la certification sinon elles n’auront plus de raison d’être. Cette immatriculation conférera à votre logiciel le statut de « Prestataire de Dématérialisation Partenaire » et pourra, à votre compte, gérer les démarches administratives avec Chorus Pro, le Portail Public de Facturation (PPF).
La facturation électronique ne concerne que les opérations entre entreprises (opérations dites « B2B »). Si vous ne facturez que des particuliers vous n’avez pas l’obligation d’émettre des factures électroniques. En revanche, vous devrez probablement réceptionner les factures de fournisseurs B2B tels que celles de votre opérateur téléphonique ou d’énergie. Pour cela vous n’aurez d’autres choix que de les récupérer sur Chorus Pro, le Portail Public de Facturation (PPF).
Une amende de 15€ par facture est prévue en cas de défaut de facture en format électronique avec un plafond de 15 000€ par année civile.
La question est légitime. Pourquoi payer pour un service alors qu’il existe un outil gratuit mis à la disposition par l’administration ? Il existe plusieurs raisons. La première raison est que le module Chorus Pro sera élémentaire (pour ne pas dire archaïque) sans possibilité de personnalisation de votre factures par exemple. La seconde est que Chorus Pro ne vous permettra pas de centraliser l’ensemble de vos factures sur une même registre. En facturant via Chorus Pro, vous aurez à gérer un reporting de vos factures B2B et un reporting de vos factures B2C sur deux registres différents (ce qui ne facilite pas la gestion de vos flux). Enfin, la dernière raison est que qu’en facturant via Chorus Pro, vous ne bénéficiez pas des nombreuses fonctionnalités additionnelles que proposent la majorité des logiciels de facturation et qui font gagner un temps précieux sur des taches chronophages (relances, synchronisation bancaire).
Le prix d’un logiciel de facturation ne doit pas être un frein. Pour quelques dizaines d’euros par an, vous pouvez bénéficier d’un logiciel de facturation parfaitement adapté. Par ailleurs, il existe des outils gratuits qui seront toujours mieux que le module de facturation Chorus Pro.
L’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas utile si vous ne facturez pas ou peu à d’autres entreprises ou que le nombre de vos flux annuels sont très limités.
Réponse dans notre article dédié : Meilleur logiciel de facturation & compta : comparatif 2023 !
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