Je ne vais pas tourner autour du pot : il n’est pas possible de faire des notes de frais pour votre micro-entreprise.
En revanche, il y a 2 options à considérer si les frais professionnels sont un sujet important pour vous :
- Opter pour une autre forme que la micro-entreprise pour exercer votre activité (ex. SASU, EURL) afin de pouvoir être imposé sur votre résultat, et donc après intégration de vos frais pro
- Opter pour des frais de débours si vos frais sont en fait des avances faites pour le compte de votre client
➡️ Dans cet article je vais étudier les deux choix qui s’offrent à vous quant à la gestion de frais, afin de maximiser vos revenus, car que vous soyez en auto-entrepreneur ou pas, c’est bien ce que vous cherchez à faire !
Notes de frais importantes : mieux vaut éviter la micro-entreprise
Si vos frais professionnels sont conséquents au regard de votre chiffre d’affaires, il est possible qu’il soit préférable pour vous d’éviter le statut de micro-entreprise. Voyons ensemble comment déterminer si c’est le cas.
Rappel sur les notes de frais
Que vous soyez le fondateur d’une entreprise, ou le salarié de celle-ci, vous pouvez généralement vous faire rembourser des frais dans le cadre de votre activité professionnelle.
Parmi ces frais, nous pouvons noter :
- Frais de transport ou d’hébergement : par exemple si votre travail vous amène à aller à un congrès, ou à aller voir des fournisseurs en Chine
- Frais de matériel : chez Finance Héros cela peut être l’achat d’un ordinateur, d’un fauteuil ergonomique, pour pouvoir vous écrire des articles dans de bonnes conditions 😉
- Frais de restauration : s’il vous arrive de réaliser un déjeuner professionnel avec des clients ou des prospects
📄 Afin de vous faire rembourser, vous allez devoir faire une note de frais. Il s’agit principalement de fournir un justificatif avec la date d’achat, le descriptif de la dépense, ainsi que la TVA. En deux mots vous devez récupérer soit une facture, soit un ticket de caisse.
Il est important d’avoir un justificatif pour une note de frais, aussi bien pour la comptabilité de l’entreprise qu’en cas de contrôle de l’administration fiscale.
Avec le régime micro-fiscal, pas de notes de frais possibles
Un auto-entrepreneur bénéficie du régime micro-fiscal. Grâce à cela, tout est simplifié pour lui, notamment car il n’a pas de notes de frais à faire, tout en bénéficiant d’un abattement fiscal forfaitaire sur son chiffre d’affaires.
J’utilise indifféremment rget= »_blank » rel= »noopener »>le terme d’auto-entrepreneur ou de micro-entrepreneur, car depuis 2016 il n’y a plus de distinction entre les deux statuts.
Le taux d’abattement varie en fonction du type d’activité exercée :
Type d’activité | Taux d’abattement sur le chiffre d’affaires |
---|---|
Achat / revente de biens | 71% |
Activité relevant des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC) | 50% |
Activité relevant des Bénéfices Non Commerciaux (BNC) | 34% |
Par conséquent, si vous avez une activité de service relevant des BNC, et que votre chiffre d’affaires est de 50 000€, votre base d’imposition ne sera que de 33 000€. C’est comme si vos frais professionnels étaient de 17 000€ ( = 50 000€ x 34%).
Note de frais conséquentes ? Envisagez un autre statut qu’auto-entrepreneur
Vous l’aurez compris, dans mon exemple précédent, si vos frais professionnels dépassent 34% de vos recettes, alors vous feriez potentiellement mieux d’exercer votre activité via une autre forme de société.
En tant qu’entrepreneur individuel, vous pouvez opter pour la SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle) ou l’EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée). Chacune de ces deux formes de société ont leurs avantages et leurs inconvénients, mais dans les deux cas vous allez pouvoir venir diminuer votre résultat en prenant en compte l’ensemble de vos frais professionnels.
⚠️ Avant de prendre une décision, ayez tout de même en tête que la micro-entreprise a aussi des avantages de simplicité, et si vous choisissez de créer une SASU ou une EURL par exemple, alors vous devrez :
- Rédiger des statuts et réaliser un dépôt de capital social pour votre entreprise
- Ouvrir un compte bancaire professionnel, ce qui n’est pas obligatoire pour un auto-entrepreneur
➡️ Vérifiez donc que le jeu en vaut la chandelle avant d’abandonner le statut de micro-entreprise ! Dans certains cas, avoir des notes de frais et une SASU sera préférable à avoir une micro-entreprise et bénéficier du régime micro-fiscal, mais c’est loin d’être systématique.
Par ailleurs, notez que parmi les meilleures banques pro en ligne, la plupart permettent de gérer vos notes de frais très facilement. C’est par exemple le cas de Qonto, la banque que nous avons choisi pour Finance Héros (voir mon avis et retour d’expérience sur Qonto pour en savoir plus).
L’alternative aux notes de frais : les frais de débours
Si vous n’avez pas intérêt à quitter votre statut de micro-entreprise, à défaut de notes de frais, cela vaut peut-être la peine de considérer les frais de débours. Explications ⤵️.
Définition des frais de débours
Les frais de débours correspondent à des dépenses effectuées au nom de votre client, dans le cadre d’une prestation.
Imaginons que vous soyez plombier, et qu’il faut changer le siphon de votre client. Soit le client achète un siphon, soit vous vous en chargez à sa place. Dans ce dernier cas, il peut alors s’agir de frais de débours.
Mais attention, il y a certaines règles à respecter.
Auto-entrepreneurs : quelques règles à suivre si vous utilisez les frais de débours
Pour les frais de débours, vous devrez suivre quelques consignes :
- Avoir l’accord écrit du client, qu’on appelle mandat de débours
- Etablir la facture au nom du client pour les frais que vous allez avancer
- Bien garder les factures, qui pourront vous servir en cas de contrôle de l’administration fiscale
- Ne pas réaliser de marge entre les frais de débours avancés et ce qui est facturé au client
La facture finale correspondant à votre prestation devra de plus bien distinguer ce qui relève de votre prestation et ce qui relève des frais de débours.
La déduction des frais kilométriques comme frais de débours n’est pas possible pour un auto-entrepreneur. En revanche, des frais de déplacement (ex. taxi, billet de train ou d’avion) peuvent passer comme frais de débours, à condition de remplir les règles mentionnées ci-dessus.
Bon à savoir : les frais de débours ne viennent pas gonfler vos recettes
Pour bénéficier du statut de micro-entreprise, je rappelle qu’il faut respecter certains seuils de chiffre d’affaires :
- 188 700€ pour les activités de commerce et de fourniture de logement
- 77 700€ pour les prestations de services
✅ Vous pourriez donc craindre qu’en facturant des frais de débours à vos clients, vous alliez gonfler votre chiffre d’affaires. Mais rassurez vous, ces frais de débours ne sont pas à prendre en compte.
Surtout qu’en plus de risquer de dépasser les seuils plus rapidement, vos impôts et cotisations sociales sont fonction de votre chiffre d’affaires. Donc encore une fois, mieux vaut que celui-ci ne soit pas gonflé plus qu’il ne faut !
- Article 267 du Code général des impôts traitant des frais de débours : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006309431/
Questions fréquentes
La micro-entreprise étant sous le régime micro-fiscal, vous ne pouvez pas déduire vos frais professionnels de votre chiffre d’affaires (vous disposez déjà d’un abattement forfaitaire). En revanche, vous pouvez optimiser la gestion de vos frais grâce aux frais de débours, si votre activité le permet.
Pour vos clients professionnels, vous devez obligatoirement émettre une facture pour vos ventes et prestations. C’est également conseillé pour ce qui concerne vos clients particuliers. Des logiciels de facturation très simples d’utilisation existent désormais sur le marché, profitez-en !
Pour créer une micro-entreprise, tout se fait depuis le portail e-procédures de l’inpi, de manière plutôt simple, et entièrement digitalisée. Pour vous accompagner dans vos démarches, vous pouvez utiliser notre guide de création de sa micro-entreprise.
L’auto entrepreneur ne peut pas obtenir de remboursement de ses notes de frais, puisque les micro entreprises ne peuvent pas émettre de notes de frais. L’auto entrepreneur bénéficie du régime micro fiscal, ce qu’il fait qu’il déclare à l’administration le montant de son chiffre d’affaires, et qu’un abattement forfaitaire s’applique à ce montant pour prendre en compte les frais, sans avoir à déclarer ses frais réels un à un.
Si vous avez des frais de débours, pour avancer des frais à votre client, vous devrez faire attention à facturer ce dernier en indiquant bien les frais de débours à part, et en gardant les justificatifs associés.
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