Les frais réels : comment les calculer et les déduire des impôts ?

Les frais réels constituent une option fiscale qui vous permet, dans certains cas, de réduire votre imposition globale.

Aussi appelés frais professionnels, ils correspondent à des dépenses que vous engagez pour travailler. Alors, que comprennent-ils et comment bien les utiliser pour limiter la facture fiscale ? On vous dit tout !

Les frais réels, c’est quoi ?

Les frais réels se constituent des dépenses que vous engagez pour travailler : frais de déplacement, de repas, d’habillage…

Pour tenir compte de cette charge financière, la loi fiscale prévoit l’application de plein droit d’un abattement de 10 % sur les salaires et traitements. Au minimum, la déduction forfaitaire pour frais professionnels sur le salaire s’élève à 495 euros. Elle est par ailleurs plafonnée à 14 171 € euros pour les revenus perçus 2023 (à déclarer en 2024).

Si vous avez engagé des montants supérieurs, vous avez la possibilité de déduire les frais réels. Vous pouvez ainsi diminuer :

• Votre revenu global taxable à l’impôt sur le revenu ;
• Votre revenu fiscal de référence, qui est une donnée pour de nombreux dispositifs, en dehors des impôts (le LEP par exemple). C’est pourquoi même si vous n’êtes pas imposable, vous avez peut-être tout de même intérêt à opter pour les frais réels plutôt que pour la déduction forfaitaire.

Les frais réels comprennent une vingtaine de dépenses, dont les plus connues sont les frais kilométriques, les frais de repas, les frais de vêtements et les frais de télétravail.

Lire aussi : À partir de combien paie-t-on des impôts ?

Frais réels ou barème kilométrique ?

Vous utilisez votre voiture pour vous rendre au travail ou pour vos déplacements professionnels ? Vous pouvez soit déduire les dépenses réelles, soit utiliser le barème kilométrique qui sert à prendre en compte les dépenses suivantes :

• La consommation de carburant ;
• Les frais de réparation et d’entretien du véhicule ;
• Les dépenses de pneumatiques ;
• Les frais d’achat des casques et protections ;
• Les primes d’assurances ;
• La dépréciation du véhicule …

En plus du barème forfaitaire, vous pouvez déduire au titre des frais réels de déplacement :

• Les intérêts d’emprunt en cas d’achat à crédit ;
• Les frais de stationnement ;
• Les frais de péages.

Les véhicules concernés par le barème kilométrique

Le dispositif du barème kilométrique s’applique à trois catégories de véhicules :

• 🚗 Les voitures ;
• 🏍️ Les moto (cyclettes) ;
• 🛵 Les cyclo (moteurs).

Les conducteurs concernés par le barème kilométrique 

En tant qu’utilisateur du véhicule, vous pouvez en être :

• Propriétaire directement ou lorsque l’un des membres du foyer fiscal en est propriétaire ;
• Copropriétaire (dans le cadre d’un PACS, par exemple) ;
• Locataire (mais vous ne pouvez pas déduire les loyers) ;
• Utilisateur à titre gratuit, mais seulement si vous assumez effectivement la quote-part des frais de véhicule couvert par le barème.

Situations dans lesquelles appliquer le barème kilométrique 

Le barème kilométrique est applicable dans deux situations :

• Pour le trajet domicile / travail ;
• Si vous utilisez votre voiture personnelle afin d’effectuer les déplacements professionnels.

Le barème kilométrique pour le trajet domicile travail

Vous pouvez appliquer le barème kilométrique pour un trajet aller-retour par jour seulement, sauf si :

• Vous avez des horaires de travail atypiques ;
• Vous avez des problèmes de santé ou l’état de santé des personnes à votre charge nécessite votre présence.

La déduction des frais est limitée à 40 kilomètres par trajet, soit 80 km par jour, sauf si vous prouvez des circonstances particulières comme un emploi précaire ou la difficulté à trouver un emploi à proximité de votre domicile. Au-delà de cette distance de 80 km, les frais ne sont pas déductibles.

Les règles de déduction

• Si vous habitez à 40 km ou moins de votre lieu de travail, vous pouvez prendre en compte l’intégralité du kilométrage pour calculer le montant des frais réels de transport ;
• Si vous habitez à plus de 40 km, et sauf situation particulière, vous devez limiter la déduction à 40km par trajet.

Pour calculer les frais kilométriques déductibles, vous devez tenir compte des chevaux fiscaux et de la distance.

➡️ Voici le barème kilométrique pour 2023 (pour les revenus de 2022), qui a augmenté de + 5,4 % en 2023.

Barème kilométrique pour les voitures thermiques, à hydrogène et hybrides

Puissance administrative (en CV)	Distance (d) jusqu’à 5 000 km	Distance (d) de 5 001 km à 20 000 km	Distance (d) au-delà de 20 000 km
3 CV et moins	d x 0,529	(d x 0,316) + 1 065	d x 0,370
4 CV	d x 0,606	(d x 0,340) + 1 330	d x 0,407
5 CV	d x 0,636	(d x 0,357) + 1 395	d x 0,427
6 CV	d x 0,665	(d x 0,374) + 1 457	d x 0,447
7 CV et plus	d x 0,697	(d x 0,394) + 1 515	d x 0,470

À savoir : les voitures électriques bénéficient d’une majoration de 20 % sur le montant des frais de déplacement.

Barème kilométrique pour les motos (cylindrées supérieures à 50 cm3)

Puissance administrative (en CV)	Distance (d) jusqu’à 3 000 km	Distance (d) de 3 001km à 6 000 km	Distance (d) au-delà de 6 000 km
1 ou 2 CV	d x 0,395	(d x 0,099) + 891	d x 0,248
3, 4 ou 5 CV	d x 0,468	(d x 0,082) + 1 158	d x 0,275
Plus de 5 CV	d x 0,606	(d x 0,079) + 1 583	d x 0,343

Barème kilométrique pour les cyclos (cylindrées inférieures à 50 cm3)

Puissance administrative (en CV)	Jusqu’à 3 000 km	De 3 001 à 6 000 km	Au-delà de 6 000 km
50cc et moins	d x 0,315	(d x 0,079) + 711	d x 0,198

A savoir : si vous changez de véhicule en cours d’année et qui a une autre motorisation, il faut faire le calcul avec les différentes puissances.

Utilisation de la voiture personnelle à des fins professionnelles

Vous avez le choix entre l’application du barème et la déduction des dépenses réelles, sur justificatifs.

Si vous optez pour la déduction des dépenses réelles, vous pouvez aussi déduire les loyers de la LOA (location avec option d’achat).

À savoir : les sommes correspondant au remboursement de ces frais professionnels par l’employeur doivent être ajoutées au salaire déclaré.

Exemple de calcul des frais kilométriques déductibles

Monsieur Héros habite à 50 km de son lieu de travail et possède une voiture de 6 chevaux fiscaux. 

Il travaille 200 jours par an.

Il est limité à 80 km par jour, même s’il en effectue 100.

80 km x 200 jours = 16 000 kilomètres.

Reportons-nous au barème. 

Avec ses 16 000 kilomètres par an, Monsieur Héros se situe dans la troisième colonne. 

La formule qui s’applique à lui est donc (d x 0,357) + 1457, d étant la distance.

Soit : (16 000 x 0,374) + 1457 = 7 441 euros à déduire.

Comment déduire les frais de déménagement ?

Vous pouvez déduire vos frais de déménagement d’un lieu à un autre si ce changement est lié :

• Aux besoins d’un nouvel emploi ;
• Une mutation géographique dans le même emploi.

En revanche, si vous déménagez du fait de votre arrivée en retraite, alors vous ne pouvez pas déduire les dépenses de déménagement, même si vous disposiez d’un logement de fonction.

A savoir : les dépenses de réinstallation sont exclues de la déduction.

Comment déduire les frais de double résidence ?

La double résidence est le fait pour un contribuable de disposer d’un logement pour la famille dans un lieu et d’un autre logement dans un autre lieu, par contrainte professionnelle, et non par choix.

La déduction pour double résidence concerne les époux, les partenaires de PACS et les concubins, dans le cadre d’un concubinage stable et continu.

Vous pouvez déduire :

• Les loyers et frais annexes du logement sur le lieu de travail. Ou les frais liés à l’acquisition d’un logement vers le lieu de travail (notamment les intérêts d’un emprunt immobilier), uniquement si la séparation résidence principale / autre résidence est durable ;
• Des dépenses supplémentaires de repas ;
• Des frais de transport supplémentaires, pour rejoindre le domicile familial, à raison d’un déplacement aller et retour par semaine. Le déplacement peut s’effectuer en train, voiture, voire même en avion quand l’utilisation de ce dernier ne répond pas à de pures convenances personnelles. Par exemple, si la durée du voyage est trop longue en train ;
• La taxe foncière du logement de travail ;
• Pour les ouvriers et saisonniers : vous pouvez déduire le coût du voyage de votre conjoint et de vos enfants.

À savoir : les apprentis peuvent déduire les frais de double résidence de la partie du salaire non exonérée d’impôt.

Frais réels : comment déduire les frais de repas ?

Définition des frais de repas

En principe, les frais de repas sont considérés comme des dépenses personnelles, et non professionnelles. Ils ne sont pas admis en déduction. 

Toutefois, les frais de repas deviennent des frais réels déductibles lorsque vous ne pouvez pas rentrer manger chez vous du fait de l’éloignement de votre lieu de travail ou de vos horaires.

Le calcul des frais de repas des salariés

Vous pouvez déduire 5,35 euros par repas, dans la limite d’un repas par jour. Si vous bénéficiez de tickets restaurants, vous devez déduire des 5,35 euros la participation de votre employeur aux tickets restaurants.

Ensuite, les règles de déduction varient selon si vous disposez ou non d’une solution de restauration sur votre lieu de travail.

Si vous disposez d’un restaurant sur votre lieu de travail, ou d’une cantine collective à proximité, alors le montant déductible est égal à la différence entre le prix du repas payé – 5,35 euros.

Si vous ne disposez pas d’une solution de restauration collective, vous pouvez : 

• Déduire 5,35 euros par jour si vous n’avez pas de justificatifs ;
• Ou déduire la différence entre le prix réel du repas et 5,35 euros, si vous avez des justificatifs.

Exemples de calcul de frais de repas des salariés

• Monsieur Héros reste manger sur son lieu de travail, qui ne dispose pas de cantine. Il emmène ses propres repas. Il a droit à 10 euros de ticket restaurant par jour, financé à hauteur de 6 euros par son employeur. Il peut déduire : 5,35 – 4 (10 – 6) = 1,53 € / repas.

• Monsieur Héros prend ses repas à la cantine, qui coûtent 7,20 euros. Il peut déduire 7,20 – 5,35 = 1,85 € par repas.

• Monsieur Héros n’a pas de cantine, mais va à un restaurant à proximité. Le prix du repas est de 12,20 euros. Il dispose de 2 options : déduire 5,35 € par jour ou 6,65 € (12 – 5,35), mais dans ce second cas, il devra conserver tous ses justificatifs de repas.

Comment déduire les frais de télétravail ?

Vous pouvez notamment déduire les dépenses suivantes :

• Frais de communication (abonnement à une offre internet…) ;
• Les frais de fournitures (ramettes de papier, cartouches d’encre…) ;
• L’achat de mobilier et matériel informatique.

Vous bénéficiez d’une exonération d’impôt sur ces dépenses, dans une limite de 603,20 euros par an. Le régime de l’exonération est toutefois différent selon si votre employeur vous verse ou non une allocation pour frais de télétravail.

Si l’employeur vous verse une allocation de télétravail

Si vous n’optez pas pour la déduction des frais réels et conservez l’abattement de 10 %) l’allocation de télétravail n’ont pas à être déclarée.

Si vous optez pour la déduction des frais réels, vous n’avez pas à déclarer l’allocation et vous avez la possibilité de déduire :

• Les frais professionnels non liés au télétravail ,
• La part excédent l’allocation, dans la limite de 2,6 € par jour de télétravail, soit une exonération de 57,20 € pour un mois comprenant 20 jours de télétravail, dans la limite annuelle de 603,20 €. Dans ce cas , il faut procéder à la réintégration de l’allocation dans le salaire.

Si l’employeur ne vous verse pas d’allocation de télétravail

Vous pouvez déduire 2,6 € par jour de télétravail, soit une exonération de 57,20 € maximum par mois et dans la limite annuelle de 603,20 €.

Lire aussi : Quel délai pour faire sa déclaration d’impôt en 2023 ?

Comment déduire les frais de vêtements ?

Tout d’abord, les dépenses vestimentaires peuvent être déduites seulement si les vêtements sont spéciaux à la profession. Par exemple, les uniformes, bleus de travail ou les robes des magistrats.

Ensuite, les frais d’achat sont déductibles tout comme les frais d’entretien. Toutefois, les frais de blanchissage sont déductibles uniquement pour des travaux particulièrement salissants et pour leur montant réel.

Les dépenses de blanchissage sont déductibles si :

• Elles présentent le caractère d’une charge ;
• Elles sont nécessitées directement par l’exercice de la profession ;
• Vous conservez les justificatifs.

Quels sont autres frais réels déductibles ?

• Les frais de fournitures, documentation et services ;
• Les frais d’établissement et de contentieux ;
• Les dépenses pour l’acquisition d’un diplôme ou d’une qualification ;
• Les cotisations syndicales et professionnelles ;
• Les frais de formation professionnelle ;
• Les frais de stage de formation professionnelle en cours d’activité ou si vous êtes demandeur d'emploi inscrit à Pôle Emploi ;
• Les frais de recherche d’un nouvel emploi pour le demandeur d'emploi inscrit à Pôle Emploi et pour le salarié qui change volontairement d’emploi ;
• Les frais de documentation professionnelle non fournie par l’employeur ;
• Les frais de séjour à l’étranger lorsque les déplacements sont imposés par l'employeur ;
• Les frais de matériel, de mobilier et de fournitures supportés pour l’exercice de la profession ;
• Les dépenses engagées pour l’utilisation professionnelle d’un bureau ou d’un local spécifique, lorsque l’employeur n’en met pas à disposition ;
• Les frais spécifiques aux professions artistiques : cette disposition concerne les artistes musiciens, artistes chorégraphiques, artistes lyriques et choristes, pour des dépenses liées à l’exercice de la profession (achat d’un instrument, frais de formation…). Ils peuvent déduire 14 % de la rémunération annuelle nette (hors intérêts d’emprunt) pour ces frais et 5 % pour les frais vestimentaires, de représentation, de sessions de formation…

Comment déclarer les frais réels ?

La déclaration des frais réels s’effectue sur votre avis d’imposition, à la case 1AK. Vous ne devez pas les déduire directement de vos salaire ou traitements ! En revanche, vous devez réintégrer dans le salaire les remboursements de frais professionnels et allocations de l’employeur.

Ensuite, vous devez préciser la nature et le montant des frais réels à la rubrique « Détails », qui apparaîtra lorsque vous aurez cliqué sur « option frais réels »- case 1AK.

⚠️ Vous ne joindrez pas les justificatifs, mais vous devez les conserver pendant 3 ans en cas de contrôle fiscal.

Comparaison du gain fiscal entre le forfait 10 % et la déduction des frais réels

• Monsieur Héros est salarié d’une entreprise, qui se situe à 50 km de chez lui.
• Sa voiture a une puissance fiscale de 6 chevaux.
• Il n’a pas de cantine au travail. 
• Il télétravaille 50 jours par an, sur 200 jours, sans allocation de son employeur.
• Il perçoit un salaire de 40 000 euros par an.

Cas 1 avec le forfait de 10 %

• Revenu fiscal de référence : 36 000 euros
• Tranche marginale d’imposition : 30 %
• Montant de l’impôt sur le revenu : 4 394 euros.

Cas 2 avec l’option pour les frais réels

• Barème kilométrique : 7 441 euros à déduire (voir exemple au paragraphe sur le barème kilométrique.
• Frais de repas : 5,20 x 200 = 1 040 euros à déduire.
• Frais de télétravail : 2,5 x 50 = 125 euros
• Total des frais déductibles : 8 606 euros
• Revenu fiscal de référence : 31 394 euros
• Tranche marginale d’imposition : 30 %
• Montant de l’impôt sur le revenu : 3 012 euros.

Soit une économie d’impôt de 1 382 euros en optant pour les frais réels ! Pour conclure, vous avez tout intérêt à opter pour la déduction des frais réels dès lors que leur montant est supérieur à l’abattement de 10 %.

A lire aussi : Qu’est-ce qu’un abattement fiscal et comment en bénéficier ?

Questions fréquentes